انتقد تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية الرابع عشر للسنة المنتهية (2016 / 2017) وجود ما يقارب 4 آلاف مادة مخزنة في قسم إدارة المخزون بشركة ألمنيوم البحرين (ألبا) يفوق رصيدها الفعلي الحدود القصوى لمستويات المخزون المعتمدة في النظام الآلي، وقد بلغت قيمة فرق التجاوز مليوني دينار تقريبًا في 19 يناير 2017، الأمر الذي من شأنه أن يؤدي إلى زيادة تكاليف التخزين وقد يعرض المواد للتلف، فضلاً عن شغلها حيزًا يمكن استخدامه لتخزين مواد أخرى.

كما تبين وجود 8910 مواد مخزنة تقل كميتها عن نقطة إعادة الطلب كما في 19 يناير 2017، مما قد يتسبب بإرباك عمل المستخدمين ويؤثر على حسن سير خطوط الإنتاج.

ولاحظ التقرير أن البند (9) من دليل إجراءات المخازن رقم (12) بشأن سياسة المخزون يقتضي اعتبار المواد المخزنة راكدة في حال انقضاء خمس سنوات على آخر عملية صرف لها، وبالرغم من تصنيف بعض المواد كمواد راكدة في النظام الآلي لعدم صرفها لفترات طويلة ناهزت 12 سنة، إلا أنه لوحظ قيام الشركة بشراء مواد جديدة منها دون أن يتم استخدامها حتى تاريخ انتهاء أعمال الرقابة في ابريل 2017، الأمر الذي يعد هدرًا للأموال ويترتب عليه تكدس تلك المواد بالمخازن وقد يعرضها للتلف، فضلا عن شغلها حيزًا يمكن استخدامه لتخزين مواد أخرى.

كما انتقد عدم قيام إدارة المشتريات والمخازن بإجراء أعمال الجرد بصورة دورية خلال الفترة الممتدة من يناير 2014 وحتى ديسمبر 2016، الأمر الذي يعد مخالفًا للبند (1.1) من دليل إجراءات المخازن بشأن أعمال الجرد قيام رئيس قسم إدارة المخزون أو ممثله بإجراء أعمال الجرد الدوري بصورة يومية أو أسبوعية.

ولاحظ التقرير أن مشرف المخازن يجمع العديد من المهام والصلاحيات المتعارضة، إذ إنه على الرغم من اعتباره أحد المسؤولين عن حفظ المواد المخزنة، فقد تم تكليفه بمهمة الاطلاع على التقارير التي تبين الفروقات الناتجة عن أعمال الجرد لبحث أسبابها ضمن الفريق المعني بتنفيذ مشروع جرد شامل لمخزون قطع الغيار والمواد الاستهلاكية، وفي نفس الوقت، تم منحه صلاحية تسوية واعتماد تلك الفروقات في قاعدة بيانات قسم المخازن والصرف بصورة منفردة وبغض النظر عن حجم الفروقات وتكلفتها.

ولاحظ التقرير وجود حالات لمشتريات من موردين من خارج البحرين تم فيها استلام مواد بكميات تقل عن تلك المدرجة في فاتورة المورد وأمر الشراء، وذلك دون قيام القسم باتخاذ الإجراءات اللازمة لمتابعة فروقات الكميات للوقوف على أسبابها والقيام بالمطالبة بالمواد التي لم يتم استلامها على الرغم من دفع الشركة للمبالغ حسب الكميات المحددة في الفاتورة، الأمر الذي يعد مخالفًا للبند (13.1.2) من دليل إجراءات المخازن رقم (15) بشأن تخليص واستلام المواد والذي يقتضي قيام رئيس قسم متابعة الطلبات والاستلام والتصدير بإرسال بريد إلكتروني إلى المورد وقسم المشتريات للحصول على توجيهاتهم في الحالات التي يتم فيها استلام كميات من المواد أقل من المتفق عليها في أوامر الشراء، ومن شأن ذلك أن يؤدي إلى دفع مبالغ بالزيادة للموردين دون وجه حق.

كما تم حصر جميع الحالات التي تم فيها استرداد المواد بكميات أقل من تلك المدرجة في قيمة فواتيرها، واتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجتها والعمل على استرداد المبالغ التي دفعت للموردين دون وجه حق. ورصد التقرير وجود حالات لمواد لم يتم استلامها منذ سنة 2014 وحتى تاريخ انتهاء أعمال الرقابة في ابريل 2017 على الرغم من دفع مبالغها بالكامل. ووجدت حالات تأخير في استلام بعض المواد عن التاريخ المتوقع استلام بعض المواد عن التاريخ المتوقع لاستلامها لفترات ناهزت الثلاث سنوات وذلك على الرغم من دفع مبالغها بالكامل.

وأكد التقرير أن عدم قيام الشركة باتخاذ الإجراءات اللازمة لبحث ودراسة أسباب التأخير في استلام المواد المطلوبة والعمل على معالجتها، قد يؤثر سلبًا على مدى توفر المواد عند حاجة المستخدمين لها، ويحول دون حماية مصالحها في حال عدم تقيد الموردين بالتزاماتهم، ومن شأنه التأثير على حسن سير عمل خطوط الإنتاج.

ولاحظ التقرير انتهاء صلاحية بعض المواد دون صرفها، لعدم مراعاة القسم لأسبقية تواريخ انتهاء صلاحيتها عند الصرف، الأمر الذي قد يؤثر على جودة منتجات الشركة في حالة استخدامها بعد انتهاء فترة صلاحيتها، ومن شأنه أن يضعف كم كفاءة وفاعلية إجراءات الصرف ولا يتماشى مع أفضل الممارسات المتبعة في صرف المخزون.