نعم أنا أتحدث عن الاجتماعات، وبالتحديد عن الظروف والإطار الزمني لها. ولكن بداية دعنا، سيدي القارئ، نعرف مفهوم الاجتماع کما ورد في معجم المصطلحات الإدارية. فالاجتماع حسب هذا المصدر هو “لقاء بين مجموعة من الأشخاص بقصد النظر في مسألة أو مشكلة تهم المنظمة” انتهى. أنا على يقين، سيدي القارئ، بأن هذا التعريف ليس بغائب عن معرفتك ولكنه أتى تنشيطا للذاكرة.
هذا الاجتماع، سيدي القارئ، يمكن أن يكون استثمارا حقيقيا إذا كان العائد مجزيا ومحققا للأهداف التي دعي من أجلها، آخذين في الاعتبار عنصرا مهما من عناصر النجاح وهو الإطار الزمني له، الذي في رأينا لا يفضل أن تتجاوز مدته الـ 50 دقيقة. ويمكن أن يكون الاجتماع كلفة إذا لم تكن مخرجاته تعكس الأهداف الموضوعة له مسبقا، ولم تتم إدارة وقته بحرفية؛ فيأخذ مسار الدردشة فتختلط المواضيع ويتوقف مؤشر بوصلة الوقت، ويبدأ البعض في التململ، وتبدأ المقدرة على التركيز تتضاءل، ويبدأ الاهتمام يقل، ولا يجد البعض الجدوى من تركهم لمسؤولياتهم والتواجد في هذا “الاجتماع”.
هناك عنصر آخر لا يقل أهمية عن عنصر الإطار الزمني لمدة الاجتماع، ألا وهو عنصر الوقت المناسب لعقد الاجتماع. بعبارة أخرى حتى يعقد الاجتماع. أستذكر في هذا السياق الموقف التالي الذي أعرضه أمامك الآن:
أحس بالراحة وهو في طريقه إلى بيته، فقد كان يوم عمل شاقا وطويلا اضطره للبقاء في مكتبه حتى ساعة متأخرة. وبينما كان يعيش لحظة فرح اللقاء بعائلته فإذا بصوت السكرتير يأتيه عبر الهاتف ليخبره بأن هناك اجتماعا دعا إليه الرئيس التنفيذي و تواجده في هذا الاجتماع ضروري. سأل السكرتير عن موضوع هذا الاجتماع إلا أن الأخير رد قائلا إنه اجتماع عادي تناقش فيه مواضيع مختلفة كما تم إبلاغه.
ما رأيك سيدي القارئ في هذا الموقف؟