إن الوصول لمرحلة إجراءات سماع التحكيم يعتبر خطوة متقدمة في سير إجراءات التحكيم حتى الفصل النهائي، وإجراءات السماع هي الخطوة المناسبة لكل أطراف التحكيم لتقديم وعرض ما عندهم من دعاوى أو دفاع أو مطالبات متقابلة. وعلى هيئة التحكيم إرسال إخطار حضور السماع للأطراف وذلك مع تحديد فترة زمنية مناسبة تمكنهم من إعداد أنفسهم والتجهيز للظهور في الزمان وفي المكان المحددين.

غالبا يكون المكان هو مقر مركز التحكيم، وفي بعض الحالات ربما يتفق الأطراف مع هيئة التحكيم على مكان آخر مقبول للأطراف والهيئة ومعد لهذا الغرض ومناسب للتحكيم، ومن الأفضل الابتعاد عن وعدم اختيار موقع أحد أطراف الدعوى أو أعضاء هيئة التحكيم والابتعاد عن هذه الأماكن، ولكن في جميع الأحوال لابد من توضيح أن من سلطات هيئة التحكيم (المحكم) اختيار وتحديد مكان التحكيم وتاريخ ومواعيد السماع.

وفي بعض الحالات ربما تكون هناك صعوبة في تحديد زمن مناسب ومقبول لجميع الأطراف بما فيها هيئة التحكيم؛ وذلك نظرا للارتباطات والجداول المزدحمة وعدم وجود الجميع في مكان واحد. وفي العادة تتمثل الصعوبة خصوصا في اللقاء الأول؛ نظرا لوجود الأطراف في أماكن أو بلدان متعددة، ولكن هذه الصعوبة قد تقل ويذوب بعض الجليد عندما يكون كل الأطراف ماثلون أمام هيئة التحكيم. ولتجاوز مثل هذه الصعوبات، ربما يكون من الأمثل تحديد وقت كافٍ للجلسة الأولى يراعي ظروف كل الأطراف خاصة إذا كانوا في أماكن وبلدان متعددة.

ومن التجربة، نقول يجب على هيئة التحكيم انتهاز فرصة وجود كل الأطراف أمامها ليتم وضع جدول زمني متكامل وذلك من بداية سماع الدعوى حتى مرحلة إصدار قرار التحكيم النهائي، وهذا الجدول الزمني من المستحسن أن يتم الاتفاق على محتواه وتواريخه بواسطة كل الأطراف والتوقيع عليه.

ويجب على هيئة التحكيم التأكد من أن الجدول الزمني الذي تم الاتفاق عليه يقع داخل إطار الفترة الزمنية المحددة للتحكيم وإصدار القرار النهائي وفق القانون والنظام المعني، ما لم يتم الاتفاق على التعديل لاحقا، وذلك حتى لا يتم الطعن بالنقض لتجاوز الفترة الزمنية المحددة، وهي من أهم مسببات الطعن بنقض حكم التحكيم. وفي وضع هذا الجدول الزمني تلعب خبرة هيئة التحكيم دورا كبيرا في إعداده بما يتوافق مع الأطراف، وفي جميع الأحوال، فإن السلطة ترجع للهيئة في وضع تواريخ محددة وإلزام الأطراف بها. وهذا ما يجب أن يحدث خاصة إذا شعرت هيئة التحكيم بأن أحد الأطراف غير جاد أو يحاول التلاعب بالزمن دون مبررات.

إعلان الأطراف للسماع أمر مهم، ويجب أن يتم الإعلان وفق الإجراءات السليمة وإلا فإنه سيفقد قيمته؛ لأنه لا يجوز اتخاذ الإجراءات في مواجهة أي طرف لم يعلن إعلانا صحيحا ووفق الإجراءات القانونية. ونذكر بالنسبة لإجراءات الجمعية الأميركية للتحكيم (أي أي أي)، فإن هذه الإجراءات تشترط على هيئة التحكيم منح الأطراف مدة زمنية مقدارها شهر على الأقل؛ ولذا يجب على الإعلان التقيد بهذا الشرط الآمر أو غيره في اللوائح الأخرى. نواصل..