طلب تجديد عقد المبنى بفترة أقل من 3 أشهر

من الملاحظات طلب تسعيرات من موردين مباشرة

عدم طرح معاملات بمناقصات لا يضمن الحصول على أفضل الأسعار

لا سجل لسيارتين لدى المعهد واستجابة فورية للملاحظة

إخضاع أيّ مشتريات تتراوح بين 10 و25 ألف دينار لمناقصات

علمت “البلاد” أن المدققين بديوان الرقابة المالية والإدارية سجّلوا 3 ملاحظات بحق معهد البحرين للتنمية السياسية، وذلك ضمن تقرير الديوان الجديد، الذي يصدر بالربع الأخير من العام.

وكشفت المصادر أن الملاحظة الأولى ترتبط بعدم قيام المعهد بتنفيذ مشترياته التي تزيد عن 10 آلاف دينار، ولا تتجاوز 25 ألف دينار بمناقصات داخلية، والملاحظة الثانية مخاطبة المعهد مجلس المناقصات والمزايدات لتجديد عقد استئجار مبنى المعهد في فترة تقل عن 3 أشهر بما يخالف تعميم المجلس، والملاحظة الأخيرة عدم احتفاظ المعهد بسجل لحركة مركبتين مستأجرتين.

وتبلغ قيمة إيجار مبنى المعهد 132 ألف دينار.

وتنشر “البلاد” أبرز تفاصيل ما دونه المدققون من ملاحظات ورد المعهد عليها وفق ما حصلت عليه من مستندات عبر موظفين بالمعهد:

الملاحظة الأولى

لاحظ المدققون “عدم قيام المعهد بتنفيذ مشترياته التي تزيد قيمتها عن 10 آلاف دينار، ولا تتجاوز 25 ألف دينار في مناقصات داخلية، حيث يقوم بتنفيذها عن طريق طلب تسعيرات من عدد من الموردين مباشرة، الأمر الذي يعد مخالفا لتعليمات لقرار مجلس المناقصات والمزايدات صادر بالعام 2015.

ورأى المدققون أن عدم طرح المعاملات في مناقصات لا يضمن حصول المعهد على أفضل الأسعار والمواصفات.

ورد المعهد أنه تم التأكيد على لجنة المناقصات والمزايدات والمشتريات الداخلية بالمعهد على تنفيذ التوصية والالتزام بقرارات مجلس المناقصات في جميع الإجراءات للمناقصات القادمة مع إصدار قرار مسبب من جانب اللجنة للحالات الاستثنائية.

الملاحظة الثانية

لفت المدققون لقيام المعهد بمخاطبة مجلس المناقصات والمزايدات لتجديد عقد استئجار مبنى المعهد بفترة تقل عن 3 أشهر من تاريخ انتهائه.

واعتبروا ذلك مخالفا لتعميم مجلس المناقصات رقم 2 لسنة 2003 بشأن الإجراءات الواجب اتباعها بالنسبة للعقود المبرمة بين الجهات المشترية والشركات أو المؤسسات الخاصة.

وتنص المدة بالتعميم على وجوب مخاطبة مجلس المناقصات بشأن تجديد عقد الشركة أو المؤسسة قبل تاريخ انتهاء مدة العقد بثلاثة أشهر على الأقل.

وتبلغ قيمة عقد تجديد استئجار المبنى 132 ألف دينار، وتاريخ انتهاء العقد 31 يناير 2017. أما تاريخ مخاطبة المعهد لمجلس المناقصات، فجرت في 28 ديسمبر 2016، أيّ أن مدة التأخير بلغت 58 يوما.

ورد المعهد أنه تم التأكيد على قسم الشؤون الإدارية بالمعهد والمختص بالعقود وتجديدها بالالتزام الفوري بالتوصية بمخاطبة مجلس المناقصات للتجديد حسب المدة المنصوص عليها بتعميم المجلس ووضع آلية لعدم تكرار ذلك.

الملاحظة الثالثة

قيد المدققون وجود مركبتين مستأجرتين لدى المعهد، وعدم احتفاظ المعهد بسجل لحركة هاتين المركبتين، بحيث يسجل فيه تواريخ وأوقات استخدام المركبة واسم مستخدمها وأغراض استخدامها ووقت وتاريخ إعادتها.

وأشاروا إلى أن ذلك يضعف الرقابة على استخدام المركبتين ويعد مخالفات لتعليمات واردة بالدليل المالي الموحد.

ورد المعهد بأنه جرى الالتزام الفوري بالتوصية ووضع سجل متكامل لحركة المركبات وذلك حسب التعليمات الواردة بالدليل المالي الموحد.