تنظيم وإدارة الوقت في العمل
| رائد البصري
لأننا في عصر العمل المتقن ضمن المواعيد المحددة وهناك دومًا شعور بالعجلة في إنجاز أكبر قدر ممكن في أقل وقت ممكن بهدف إثبات كفاءتنا ومهاراتنا الشاملة في إدارة المسؤوليات المسندة لنا، إذ كلنا يعرف أن يومنا يتكون من 24 ساعة فقط ولكن إذا تمكنا من إدارة الوقت بشكل صحيح سنلاحظ زيادة ملموسة في النتائج المرجوة، لذا علينا اتباع بعض الاستراتيجيات التي من شأنها تنظيم وقت العمل وهي على النحو التالي:
ترتيب الأوليات: يترتب علينا بشكل يومي تنفيذ مهام متعددة ذات مستويات متباينة من حيث صعوبة تنفيذها فالبعض من هذه المهام يمكن إنجازه في مدة قصيرة، في حين أن البعض الآخر قد يتطلب المزيد من الوقت والجهد لذلك فأنت بحاجة إلى تركيز وتوجيه طاقتك نحو تحديد أولويات العمل.
جدولة المواعيد: وضع قائمة كاملة من المهام التي يجب الانتهاء منها بحلول نهاية اليوم باستخدام دفتر الملاحظات وجهاز الكمبيوتر أو حتى هاتفك الخاص بك لتتمكن من وضع جدول الأعمال وأن تكون الجدولة واقعية لنفسك على سبيل المثال الانتهاء من الرد على الرسائل الإلكترونية الواردة قبل الظهيرة والانتقال بعد الظهر إلى عمل آخر.
لا تماطل: إن من أكثر الأسباب في تأخير إنجاز العمل المماطلة وهي إحدى الآثار الجانبية للعادات السيئة في تحديد الأولويات، لا تدع التأخيرات التي لا داعي لها تعرقل سير عملك خذ قرارًا صائبًا واعيًا بعدم تقديم الأعذار.
تجنب التوتر: التوتر هو واحد من ردود الفعل الطبيعية التي يشعر بها العقل لدى التعرض لمواقف من الضغط العالي ولكن التعامل مع التوتر بصورة صحيحة واستخدامه في تعزيز مهارتك في العمل.
ابدأ مبكراً: هل سمعت بالمثل القائل “النجاح حليف السباقين” في بعض الأحيان نحن بحاجة إلى التضحية والاستيقاظ في وقت مبكر والحصول على الأسبقية من أجل مواكبة وتلبية الجدول الزمني أو المواعيد النهائية التي قمت بتحديدها لنفسك قد تكون الأيام والأسابيع مزدحمة أكثر من غيرها ومن الأجدى التضحية في بضع ساعات من راحتك لتبدأ العمل في وقت مبكر.
خذ قسطا من الراحة: نحن لسنا آلات أو ربورتات قادرة على العمل إلى النهاية دون وجود آثار سلبية على العقل والجسم، توقف عن العمل عشر إلى خمس دقائق بعد كل ثلاث ساعات للحصول على الراحة ومنح عقلك استراحة من كل العمل الشاق وبعدها يمكنك العودة إلى مكتبك ولديك المزيد من العزم والشغف نحو تحقق الأفضل.
اعتن بنفسك: إن عددًا كبيرًا من المهنيين لا يلقون للحصول على الرعاية المناسبة لسلامتهم البدنية في سباقهم نحو تلبية المواعيد النهائية، إن النوم السليم وممارسة الرياضة والترفيه والحرص على نظام غذائي متوازن، مما يساعد على الحفاظ على صحتك وتنظم وإدارة أمورك المختلفة.
تخلص من الفوضى: بالنسبة لكثير من الأفراد تعتبر بيئات العمل الفوضوية هي مصدر إلهاء وهدر لوقتهم، لأنهم غير قادرين على العثور على الأشياء التي يبحثون عنها فوراً أو عموماً لأن عملهم في بيئة تسودها الفوضى مما يجعلهم يشعرون بالإحباط، خذ وقتاً كافياً لترتيب مكان العمل.